DOCUMENTOS CONTÁBEIS

1. INTRODUÇÃO

O prazo de guarda e manutenção de livros e documentos fiscais, seja de competência federal, estadual ou municipal, terá ligação direta com a prescrição ou decadência do direito da administração pública constituir o crédito tributário.
 

Regra geral:

1. I) Comercial e fiscal

Conforme o disposto no artigo 173 do Código Tributário Nacional, a Fazenda Pública conta com o prazo prescricional de 05 (cinco) anos, para constituir e efetuar execução fiscal do crédito tributário, prazo esse com início da contagem na forma seguinte:

• do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído; ou
• da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.

1. II) Previdenciária

Na esfera previdenciária, conforme o disposto na Lei nº 8.212/91, a forma de início de contagem é a mesma disciplinada pelo CTN (art. 173), distinguindo-se o prazo prescricional da Previdência Social, que terá direito de apurar e constituir seus créditos, em 10 (dez)anos.

III) Trabalhista

Direito Individual

O prazo de prescricional previsto é de 05 (cinco) anos para os trabalhadores rurais e urbanos, e com o limite de 02 (dois) anos para formalização de reclamação (artigo 11 da CLT).

A contagem do primeiro retroage, ou seja, os documentos pertinentes à guarda e conservação que dizem respeito à relação empregatícia que já contam com esse prazo, podem, via de regra, ser inutilizados, pois, em possível reclamatória o empregado só poderá discutir eventuais créditos trabalhistas dos últimos 05 (cinco) anos, a contar da data do ingresso da ação.

Quanto ao segundo prazo, de 02 (dois) anos, esse terá início a contar da data da extinção do contrato de trabalho.

Administração

Além da regra geral que se aplica ao direito individual trabalhista, ainda temos regras próprias de caráter administrativo. Assim, contamos com o prazo prescricional de 30 (trinta) anos para os documentos relacionados ao FGTS e 10 (dez) anos para os comprovante de pagamento COFINS e PIS, e comprovante de entrega da RAIS.

Regras Excepcionais

Não devemos esquecer, que apesar da norma geral trazer prazos prescricionais e suas formas de contagem, podem ocorrer pendências judiciais ou administrativas e nesses casos, os livros, documentos e papéis relacionados devem ser guardados enquanto não prescritos os prazos de eventuais processos.

Quanto aos prazos dessas ações, cuja prescrição é disciplinada pelo Código Civil Brasileiro (artigo 177 e seguintes), a ações pessoais prescrevem em 20 (vinte) anos, as ações reais em 10 (dez) anos entre os presentes e 15 (quinze) anos entre os ausentes, contados da data em que poderiam ter sido propostas.

No caso da execução, de acordo com a Súmula 150 do STF, o prazo prescricional é o mesmo da ação.

O prazo prescricional para a ação de cobrança do crédito tributário, é o mesmo que a Fazenda Pública tem para constituir e efetuar execução fiscal, ou seja, 05 (cinco) anos.

Apresentação

Muito embora a legislação nos aponte a regra geral para guarda de livros e documentos, devemos ter atenção redobrada nos prazos de guarda de documentos previdenciários, comerciais e fiscais, que por vezes são conflitantes, e por outras omissas, assim segue abaixo a forma mais segura, dos principais documentos:

2. COMPETÊNCIA FEDERAL

I – Trabalhista e Previdenciário

II – Comercial e Fiscal

2.1 COMPETÊNCIA ESTADUAL

III – Fiscal

2.2 COMPETÊNCIA MUNICIPAL

IV – Fiscal